| Gründe
für Mehrkosten |
Gegenmaßnahmen |
Einsparpotential |
| 1.
Auswahl |
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Technologische Neuheiten
werden als Gelegenheit wahrgenommen, jedoch nicht in das unternehmensweit
definierte Softwarekonzept integriert
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die vermeintliche
Freiheit macht individuelle persönliche Bedürfnisse zu den wichtigsten
Auswahlkriterien.
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Einmalige Definition
eines unternehmensweiten Softwarekonzeptes mit Auswahlvorgaben und/oder
Empfehlungen
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Regelmäßige
Überprüfung und Abgleich des Softwarekonzeptes mit den Unternehmensinteressen.
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ca. 10 % durch die
Einhaltung von Vorgaben bzw. Empfehlungen bei der Auswahl der Software.
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| 2.
Lizenzbeschaffung |
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Aktionspreise oder
Sonderangebote werden als Gelegenheiten wahrgenommen und bestimmen damit
die Software-Struktur und den Zeitpunkt der Beschaffung.
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Weitgehende Kumulierung
des gesamten Softwarebedarfs ermögicht die Ausnutzung von Mengenlizenzprogrammen
der Softwarehersteller.
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ca. 20 % durch das
Ausnutzen von Preisvorteilen für Softwarelizenzen.
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| 3.
Verwaltung |
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Einzelbeschaffungen
verursachen laufende interne Kosten und einen zeitlichen Mehraufwand. Dadurch
können Mengenpreisvorteile nicht wahrgenommen werden.
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Eine unternehmensweit
gesicherte legale Softwarenutzung ist problematisch
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Durch Mengenlizenzverträge
beschränkt sich der zeitliche Aufwand für die Softwarebeschaffung
auf max. 2 Termine pro Jahr.
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Durch die vereinfachte
Verwaltung und Kontrolle der Lizenzen an einer Stelle wird zudem die legale
Nutzung von Software-Lizenzen sichergestellt.
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ca. 60 % beim internen
Aufwand für Softwareverwaltung.
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| 4.
Verteilung und Installation |
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Verdeckte Kosten
entstehen durch Fehllieferungen und Transport von einzelnen, dezentral
bestellten Softwareprogrammen.
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Die zeitlich nicht
abgestimmte Installtion von Software auf den Arbeitsplätzen verursacht
oft technische Probleme im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen auf dem
eigenen Rechner und im Netzwerk.
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Zudem werden oftmals
PC-Systemkonfigurationen durch neue, unkoordinierte Installationen überschrieben
und verhindern das fehlerfreie Arbeiten der vorhandenen Installation.
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Auf der Basis eines
Softwarekonzepts wird die technische Verträglichekit der Anwendungen
untereinander und unternehmensweit sichergestellt.
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Durch Anweisung
der Mitarbeiter wird die individuelle Installation von Fremdsoftware (auch
von illegalen Kopien) verhindert und damit eine Fehlerquelle für technische
Probleme auch bei der Gesamtinstallation verhindert.
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ca. 40 % durch den
Wegfall technischer Komplikationen, die ein schnelles Eingreifen zur Lösung
von Notfällen erfordern.
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| 5.
Support |
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Unkontrollierte,
dezentrale Softwareinstallationen machen den technischen Support meist
unmöglich. Support beschränkt sich dann im wesentlichen auf Aufgaben
und Schadensbegrenzung und löst das Problem nicht im Kern.
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Know-how kann nur
oberflächlich zur Verfügung gestellt werden, da nur für
eine beschränkte Anzahl von Software kostengünstiger Support
aufgebaut und vorbehalten werden kann.
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In der Fehlerbehebung
wird Flickschusterei betrieben und teures Geld für die Problembeseitigung
in kritischen Situationen und Anwendungen bezahlt.
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Know-how kann für
die definierte Software gezielt aufgebaut und vorgehalten werden.
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Technische Probleme
werden als qualitativer Input für das unternehmensweite Softwarekonzept
genutzt und bestimmen maßgeblich die nächste Beschaffungswelle
von Updates oder Neulizenzen. Somit wird nur das beschafft und technisch
betreut, was zum Nutzen des Unternehmens in der Praxis einsetzbar ist.
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ca. 30 % durch den
gezielten Aufbau von Support-Know-how und die Verwendung des Know-hows,
um Problemursachen dauerhaft zu beseitigen.
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| 6.
Updategebühren |
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Updates werden zum
Teil auch für illegal installierte Software angeschafft.
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Mitarbeiter verlangen
nach neuen Versionen, obwohl diese aus betrieblichen Gründen nicht
erforderlich wären.
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Für alle neuen
Updates müssen auch legale Vorversionen, also autorisierte Softwarelizenzen
vorhanden sein.
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Durch die Ausnutzung
von Wartungsverträgen der Softwarehersteller können Updates zu
einem Pauschalpreis automatisch vorgenommen werden.
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ca. 40 % durch den
Wegfall unautorisierter Updatelizenzen und durch die Ausnutzung von Preisvorteilen
bei Mengenbestellungen bzw. Wartungsverträgen.
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| 7.
Haftung für Lizenzverstöße |
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Übernahme der
gesamten Verfahrenskosten und der eigenen Anwaltskosten.
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Strafgeld gemäß
Urteil.
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Schadensersatz an
die betroffenen Softwarehersteller.
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Imageverlust durch
Publikwerden des Gesetzesverstoßes.
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Geschäftsausfall
durch eventuelle Haftstrafen.
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Umsetzung eines
Software-Management-Konzeptes.
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Einsatz regelmäßiger
Kontrollmechanismen.
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Aufklärung
der Mitarbeiter.
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Anpassung der Arbeitsverträge.
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Minimierung geschäftsschädigender
Risiken in unbegrenzter Höhe.
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