WAS KANN ARCHIVIERT WERDEN

Grundsätzlich muß zwischen zwei verschiedenen Arten von Informationen unterschieden werden:

  1. Codierte Daten
    Unter codierten Informationen versteht man alle nach einem international standadisierten Bitmuster aufgebaute Zeichen. (z.B. ASCII - American Standard Code for Information Interchange)
  2.  

  3. Nicht Codierte Daten (NCI)
    Unter nicht codierten Informationen versteht man alle manuell erstellte Notizen, Skizzen oder Zeichnungen welche keinen Normen unterliegen bzw. nach keinem standardisierten Bitmuster definiert sind.

 

Vergleich der Speichermengen

Bei der Speicherung eines Bildes in unkomprimierter Form muß für jeden Bildpunkt der gewählten Auflösung der Farbwert aus der Anzahl sämtlicher verfügbaren Farben gespeichert werden. Bei der Speicherung in komrimierter Form wird nur Speicherplatz für die tatsächlich verwendete Farbanzahl benötigt, außerdem wird nicht jeder Bildpunkt gespeichert, sondern von Bildpunkten mit gleichen Farbwerten werden z.B. intern nur die Koordinaten gespeichert. Weitere Kompressionsmethoden sind in der Lage Unwesentliche Farbnuancen auf relevante Farbwerte zu reduzieren. Eine Reduzierung des Speicherplatzbedarfes kann also eine Reduzierung der Farbwerte und somit eine Verfälschung bedeuten

Folgende Tabelle verdeutlicht den durchschnittlichen Platzbedarf unkomprimierter Bilder:

Farbtiefe 1 Bit 8 Bit 24 Bit 32 Bit
Anzahl der Farbwerte Schwarz / Weiss 256 Graustufen oder Farben 16,7 Mill. Farben 
(je 256 RGB)
96 Mill. Farben 
(je 99 CMYK)
Auflösung 150 dpi 270 KB 2,1 MB 6,4 MB 8,5 MB
Auflösung 300 dpi 1,1 MB 8,5 MB 25,5 MB 34 MB

 

In Verbindung mit Archivierungssystem muß man zwischen 2 Arten von Komprimierung unterscheiden:
  1. Hardware

  2. Zum einen gibt es Hardware-Kompressions-Karten, sogenannte Accelerator-Boards. Diese Zusatzkarten werden zum Beispiel für Scanner eingesetzt, um die Menge an Daten zwischenzuspeichern und mittels eines eigenen Prozessors zu codieren. Gleiche Karten gibt es zum Beispiel für die Video-komprimierung und Übertragung mit anschließender Dekomprimierung am Arbeitsplatz. Da diese Zusatzkarten über einen eigenen für diesen Anwendungszweck optimierten Prozessor verfügen, sind die Resultate nicht nur wesentlich schneller verfügbar, sondern die Haupt-CPU des Rechnes kann zwischenzeitig für andere Aufgaben genutzt werden.

  3. Software

  4. Auf der anderen Seite gibt es die Softwarekomprimierung. Sie belastet auf jeden Fall die Haupt-CPU des Rechners und ist daher meist nur im privaten Bereich bedingt geeignet. Denoch sollte Sie zum Beispiel nicht unbedingt für die grafische Aufbereitung der Daten verwendet werden, da hierduch der Hauptprozessor (CPU) des Rechners beansprucht wird, sondern lediglich zu Komprimierung und Dekomprimierung der Textdaten. Bei sehr leistungsfähigen Prozessoren kann die Softwarekomprimierung jedoch Sinn machen, da die zu speichernden Daten durch ihren geringeren Platzbedarf langsamere Festplattenzugriffe ersparen.
 

Die Einsparung an Platzbedarf in Folge der Kompressionsmöglichkeiten ist daher stark vom Hersteller abhängig, und kann hier nicht allgemein wiedergegeben werden.

 

Lediglich als Beispiel seien daher folgende von der Firma X veröffentlichten Daten genannt:

Ein DIN A4 Beleg mit 150 DPI gescannt benötigt in unkomprimierter Form ca 400 KB auf dem Datenträger. Wird dieser Beleg mit "standadrdisierten" 300 DPI eingescannt, so beträgt der Speicherplatzbedarf ca 1,4 MB.
In komprimierter Form benötigt ein DIN A4 Beleg in mit 150 DPI Auflösung ca 50 KB. Bei 300 DPI steigt der Wert auf ca 100 KB. Ein CCITT-Normbrief Gruppe 3 (Standard-Fax) benötigt bei 150 DPI nur ca 26 KB.
Die Speicherkapazität eines optischen Datenträgers mit 1 GigaByte Kapazität erlaubt somit die Aufnahme von ca. 200.000 DIN A4 Belegen im ASCCII-Format bzw 20.000 DINA4 Belege im TIFF-Format.
Unter der Annahme, daß 500 Belege in einem Aktenordner archiviert werden können, stehen in einer Jukebox, welche über die ansteuernde Software in der Lage ist bei Bedarf aus 50 dieser Cartridges die jeweils richtige in das entsprechende Laufwerk einzulegen, somit Informationen aus ca 1 Million eingescannter Belege zur Verfügung.

 

Welche Dokumente können gescannt archiviert werden?

Dokumente mit Urkundencharakter sollten weiterhin im Original aufbewahrt werden, da optisch gespeicherte Dokumente bisher noch eingeschränkt als Beweismittel zugelassen sind. Gleiches gilt für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse. Sollten firmenrelevante Informationen für das Finanzamt elektronisch archiviert werden, sollte eine entsprechende Absprache mit dem betroffenen Finanzamt und dem Wirtschaftsprüfer im Vorfeld geklärt werden.

 

Rechtliche Aspekte

Die allgemeine rechtliche Aufbewahrunspflicht liegt zwischen 6 und 10 Jahren. Zum Beispiel müssen Angebote, Eingangs- Ausgangsrechnungen und Lohn-/Gehaltsabrechnungen 6 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbücher, Vermögensverzeichnisse, Inventarnachweise und Bilanzen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Medizinische Akten, und Materialprüfungszeugnisse müssen teilweise 30 Jahre aufbewahrt werden.

 

Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten sind im Handelsgesetzbuch unter §238 Absatz 1 und 2 sowie § 257 HGB geregelt. Der § 146 und 147 AO regelt eine gesonderte Genehmigungspflicht durch die Finanzbehörde. In jedem Fall müssen die Daten Revisionssicher (d.h. sie dürfen nicht mehr verändert werden können) und in ihrer ursprünglichen Beschaffenheit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar und originalgetreu reproduzierbar sein.

 

Ein paar Beispiele zur Möglichkeit Dokumente zu scannen:
Aktennotizen, Anfragen, Angebote, Anlagevermögensdokumente, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Auswertungen, Bestellungen, Buchungsprotokolle, Debitorenkonten, DIA-Positive, Drehbücher, Eingangspost, Eingangsrechnungen, Entwicklungsberichte, Explosionszeichnungen, Fachzeitschriften, Fertigungsunterlagen, Filme, Foto´s, Frachtbriefe, Gebäudepläne, Gebrauchsanweisungen, Gerichtsurteile, Handbücher, Herstellerinformationen, Installationsanweisungen, Installationspläne, Interne Dokumentationen, ISO-Normen, Jahresberichte, Konstruktionszeichnungen, Krankenakten, Kreditorenkonten, Kundenakten, Lagerbestandslisten, Lieferanteninformationen, Lieferscheine, Monatsabschlüsse, Offene-Posten-Listen, Personalakten, Präsentationen, Projektdokumentationen, Qualitätssicherheitshandbuch, Reklamationsvorgänge, Rezepte, Röntgenbilder, Sachkonten, Sicherheitsvorschriften, Statistiken, Steuerberichte, Technische Fachinformationen, Technische Zeichnungen, Umlaufdokumente, Verfahrensanweisungen, Verfahrensprotokolle, Versicherungspolice, Verträge, Vorgangsbeschreibungen, Vorträge, Werkstoffprüfzeugnisse, Zollpapiere, Zwischenberichte usw....

(Dies zeigt, daß elektronische Archive für viele Einsatzgebiete und Zielgruppen denkbar sind.)

 

Welche Dokumente können ungescannt archiviert werden?

Während gescannte Dokumente manuell verschlagwortet werden müssen, beziehungsweise per OCR oder Barcode zur Indexierung aufbereitet werden müssen, sollten alle Dokumente welche im eigenen Unternehmen schon mit EDV erstellt werden, direkt bzw. automatisch archiviert werden können. Hierbei sollte eine Indexbezogene Verschlagwortung ebenso möglich sein, wie eine Gesamtindexierung zwecks Volltextrecherche. Das bedeutet, daß Daten in kodierter Form z.B: ASCII, Datenbanken, Texte u.v.m. automatisch im Hintergrund oder zeitlich gesteuert im Batch archiviert werden. Dabei sollen Zahlen und Begriffe automatisch im Archiv als Suchbegriffe importiert werden. Beispiele hierfür wären sämtliche Unternehmensanweisungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine sowie die gesamte Ausgangskorrespondenz.

Zusätzliche Aspekte

Elektronisch erfasste Faxe liegen ebenfalls schon in einem direkt importierbarem Format vor. Diese könnten sogar an Hand einer definierten Telefondurchwahl per eMail automatisch zur Weiterverarbeitung an den entsprechenden Mitarbeiter versendet werden. Werden Dokumente im Stapelbetrieb verarbeitet ist eine entsprechend verantwortliche Qualitätskontrolle sowie für manuelle nachträgliche Nachverschlagwortung zwecks Indexierung zu berücksichtigen.

 

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