Grundsätzlich muß zwischen zwei verschiedenen Arten von Informationen unterschieden werden:
Folgende Tabelle verdeutlicht den durchschnittlichen Platzbedarf unkomprimierter Bilder:
Farbtiefe | 1 Bit | 8 Bit | 24 Bit | 32 Bit |
Anzahl der Farbwerte | Schwarz / Weiss | 256 Graustufen oder Farben | 16,7
Mill. Farben
(je 256 RGB) |
96
Mill. Farben
(je 99 CMYK) |
Auflösung 150 dpi | 270 KB | 2,1 MB | 6,4 MB | 8,5 MB |
Auflösung 300 dpi | 1,1 MB | 8,5 MB | 25,5 MB | 34 MB |
In Verbindung mit Archivierungssystem muß man zwischen 2 Arten von Komprimierung unterscheiden:
Auf der anderen Seite gibt es die Softwarekomprimierung.
Sie belastet auf jeden Fall die Haupt-CPU des Rechners und ist daher meist
nur im privaten Bereich bedingt geeignet. Denoch sollte Sie zum Beispiel
nicht unbedingt für die grafische Aufbereitung der Daten verwendet
werden, da hierduch der Hauptprozessor (CPU) des Rechners beansprucht wird,
sondern lediglich zu Komprimierung und Dekomprimierung der Textdaten. Bei
sehr leistungsfähigen Prozessoren kann die Softwarekomprimierung jedoch
Sinn machen, da die zu speichernden Daten durch ihren geringeren Platzbedarf
langsamere Festplattenzugriffe ersparen.
Die Einsparung an Platzbedarf in Folge der Kompressionsmöglichkeiten ist daher stark vom Hersteller abhängig, und kann hier nicht allgemein wiedergegeben werden.
Lediglich als Beispiel seien daher folgende von der Firma X veröffentlichten Daten genannt:
Ein DIN A4 Beleg
mit 150 DPI gescannt benötigt in unkomprimierter Form ca 400 KB auf
dem Datenträger. Wird dieser Beleg mit "standadrdisierten" 300 DPI
eingescannt, so beträgt der Speicherplatzbedarf ca 1,4 MB.
In komprimierter Form benötigt
ein DIN A4 Beleg in mit 150 DPI Auflösung ca 50 KB. Bei 300 DPI steigt
der Wert auf ca 100 KB. Ein CCITT-Normbrief Gruppe 3 (Standard-Fax) benötigt
bei 150 DPI nur ca 26 KB.
Die Speicherkapazität eines optischen
Datenträgers mit 1 GigaByte Kapazität erlaubt somit die Aufnahme
von ca. 200.000 DIN A4 Belegen im ASCCII-Format bzw 20.000 DINA4 Belege
im TIFF-Format.
Unter der Annahme, daß 500 Belege
in einem Aktenordner archiviert werden können, stehen in einer Jukebox,
welche über die ansteuernde Software in der Lage ist bei Bedarf aus
50 dieser Cartridges die jeweils richtige in das entsprechende Laufwerk
einzulegen, somit Informationen aus ca 1 Million eingescannter Belege zur
Verfügung.
Rechtliche Aspekte
Die allgemeine rechtliche Aufbewahrunspflicht liegt zwischen 6 und 10 Jahren. Zum Beispiel müssen Angebote, Eingangs- Ausgangsrechnungen und Lohn-/Gehaltsabrechnungen 6 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbücher, Vermögensverzeichnisse, Inventarnachweise und Bilanzen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Medizinische Akten, und Materialprüfungszeugnisse müssen teilweise 30 Jahre aufbewahrt werden.
Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten sind im Handelsgesetzbuch unter §238 Absatz 1 und 2 sowie § 257 HGB geregelt. Der § 146 und 147 AO regelt eine gesonderte Genehmigungspflicht durch die Finanzbehörde. In jedem Fall müssen die Daten Revisionssicher (d.h. sie dürfen nicht mehr verändert werden können) und in ihrer ursprünglichen Beschaffenheit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar und originalgetreu reproduzierbar sein.
Ein paar Beispiele zur Möglichkeit
Dokumente zu scannen:
Aktennotizen, Anfragen, Angebote, Anlagevermögensdokumente,
Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Auswertungen, Bestellungen,
Buchungsprotokolle, Debitorenkonten, DIA-Positive, Drehbücher, Eingangspost,
Eingangsrechnungen, Entwicklungsberichte, Explosionszeichnungen, Fachzeitschriften,
Fertigungsunterlagen, Filme, Foto´s, Frachtbriefe, Gebäudepläne,
Gebrauchsanweisungen, Gerichtsurteile, Handbücher, Herstellerinformationen,
Installationsanweisungen, Installationspläne, Interne Dokumentationen,
ISO-Normen, Jahresberichte, Konstruktionszeichnungen, Krankenakten, Kreditorenkonten,
Kundenakten, Lagerbestandslisten, Lieferanteninformationen, Lieferscheine,
Monatsabschlüsse, Offene-Posten-Listen, Personalakten, Präsentationen,
Projektdokumentationen, Qualitätssicherheitshandbuch, Reklamationsvorgänge,
Rezepte, Röntgenbilder, Sachkonten, Sicherheitsvorschriften, Statistiken,
Steuerberichte, Technische Fachinformationen, Technische Zeichnungen, Umlaufdokumente,
Verfahrensanweisungen, Verfahrensprotokolle, Versicherungspolice, Verträge,
Vorgangsbeschreibungen, Vorträge, Werkstoffprüfzeugnisse, Zollpapiere,
Zwischenberichte usw....
(Dies zeigt, daß elektronische Archive für viele Einsatzgebiete und Zielgruppen denkbar sind.)