Die heute ständig auf den Menschen einwirkende Flut an unterschiedlichsten Informationen muß schnell selektiert, unproblematisch bearbeitet und entsprechend Ihres Nutzens weiterdeligiert werden können. Hierzu sind moderne EDV-Systeme in der Lage. Die praxistaugliche Verwendbarkeit setzt jedoch eine sorgfältige Planung voraus. Neben entsprechend strukturierten Netzwerkkonzepten, als auch der Verantwortlichkeit und Ausbildung der betroffenen Mitarbeiter, müssen eingesparte Raum- und Personalkosten für die Verwaltung der entsprechenden Archive berücksichtigt werden. Der Sinn und Zweck sowie der Umfang der zu speichernden Informationssammlung bestimmt in jedem Fall die nähere Eingrenzug der in Frage kommenden elektronischen Archivierungssysteme. Ausfall- und Zugriffssicherheit spielen in einem Großkonzern selbstverständlich auch einen anderen Stellenwert als in einem Kleinunternehmen bzw. einer privaten Nutzung.

Mögliche Anforderungen an das System könnten sein:

Zugriff auf das System

• Einzelplatzanwendung, Mehrbenutzerumgebung, Heterogene Netzstrukturen.
• Sprachsteuerung
• Authentifizierungsmechanismen auf selbstdefinierten Zugriffsebenen.
• Zugangsmöglichkeit aus dem Internet.

Automatismen

• Selbstverwaltung externer Datenmedien durch das System
• Automatischer Import von Druckspool-Dateien von HOST-Rechnern.
• Batchbetrieb und zeitliche Steuerung für Direktimporte selbsterstellter Dokumente aus anderen Programmbereichen z.B. Textverarbeitung, Auftragsbearbeitung oder Faxempfang.

Ausfallsicherheit

• Ständige und schnelle Verfügbarkeit der gesuchten Daten.
• Revisionssichere Archivierung.
• Lineare Zugriffsgeschwindigkeit bei wachsendem Archivbestand.

Investitionssicherheit

• Langfristiger Support durch Softwareanpassung an wachsende Bedürfnisse sowie neuer Hardware und Betriebssysteme.
• Erweiterbarkeit, zusätliche Datenintegration und Portierung auf SQL-Datenbanken.
• Dauerhafte Versorgung und Beschaffung der Hardwaregebrauchsteile und Verbrauchsteile.
• Verschleißarme Komponenten.